Документ стал очередным проявлением возросшей в последние годы активности Франции в части принятия мер по предупреждению коррупции внутри страны и противодействию трансграничному подкупу.

В нем отмечается, что в деловой среде подарки и знаки гостеприимства – приглашения в рестораны, на выставки, спортивные или культурные мероприятия и т.п. организации в целом или отдельных сотрудников – являются обыденной практикой. Однако, при определенных обстоятельствах, когда целью подарка/приглашения является оказание влияния на принятие лицом действий (бездействие) вопреки своим юридическим, договорным или профессиональным обязательствам, дарение/получение подарка или приглашения может свидетельствовать о коррупционных правонарушениях, в частности, пассивном или активном подкупе, пассивной или активной торговле влиянием.

И хотя в законодательстве не предусмотрена обязанность организаций отдельно регламентировать дарение/получение подарков и оказание знаков гостеприимства, принятие такого рода политики является целесообразным с точки зрения контроля рисков коррупции.

При разработке соответствующей политики рекомендуется:

1. Определить круг лиц, к которым будет применяться политика.

При этом целесообразным будет распространить политику на всех сотрудников, в том числе временных, а также на руководство, однако требования к разным категориям сотрудников могут отличаться, например, более строгие правила могут быть предусмотрены для лиц, ответственных за закупочную деятельность. Кроме того, организация может предусмотреть необходимость принятия обязательства соблюдать политику компании в отношении подарков для своих контрагентов.

2. Установить правила дарения/принятия подарков и приглашений.

Правила могут различаться для подарков, с одной стороны, и знаков гостеприимства, с другой, а также – для разных типов подарков и приглашений. Например, организация может установить особые правила, касающиеся приглашений на спортивные и культурные мероприятия. Отдельные правила также могут устанавливаться для дочерних компаний, ведущих деятельность за рубежом, с учетом культурных и иных особенностей региона.

Любые принимаемые правила при этом должны быть проиллюстрированы примерами, чтобы лица, на которых они распространяются, могли понять, как соответствующие нормы соотносятся с их повседневной деятельностью.

Правила в отношении подарков и приглашений включают несколько основных элементов, основанных на факторах, которые будет оценивать суд в случае принятия решения о наличии коррупционного правонарушения:

А) Цель подарка/приглашения.

Так, подарки или приглашения, обоснованные профессиональными причинами и связанные с деятельностью бенефициара или предусмотренные политикой организации, например, в части связей с общественностью, представляют низкий уровень риска коррупции, в то время как подарки или приглашения, предлагаемые родственнику человека, с которым планируются деловые отношения, а также подарки, предлагаемые до принятия решения о присуждении или продлении контракта, в частности, на стадии объявлении тендера, могут свидетельствовать о высоком риске коррупции.

Б) Стоимость подарка/приглашения.

Организация может установить пороговое значение – конкретную сумму или диапазон значений, – при превышении которого подарок/приглашение должны быть отклонены. Организация также может определить не конкретное цифровое значение, а категории стоимости подарков, например, «символический», «разумный», «с низкой стоимостью» и т.п. Учитывая очевидную субъективность такого подхода, в данном случае правила в отношении подарков должны быть надлежащим образом проиллюстрированы конкретными примерами.

В) Частота подарков/приглашений.

Одно и то же лицо может предложить/получить от одного и того же контрагента несколько подарков/приглашений в течение определенного периода. Учитывая риски, связанные с такой ситуацией, организация может предусмотреть правила, ограничивающие повторное дарение подарков/приглашения, например, установить максимальное количество подарков/приглашений, которые могут быть получены от одного и того же контрагента одним и тем же лицом в течение определенного периода, либо предусмотреть необходимость получения разрешения руководителя до принятия повторного подарка/приглашения.

Г) Процедура получения подарков/приглашений.

Организация может выбрать один из двух подходов.

Первый предполагает возложение решения о принятии или отклонении подарка/приглашения на работника. В таком случае может быть предусмотрена обязанность информирования работником своего руководителя или специалиста по комплаенсу о некоторых типах получаемых подарков, например, стоимость которых выше определенного значения.

Второй подход предполагает, что подарок/приглашение могут быть приняты работником только с разрешения вышестоящего руководителя или иного лица, наделенного такими функциями.

В любом случае, решение о принятии или отклонении подарка/приглашения должно учитывать рассмотренные выше элементы. Для того, чтобы облегчить анализ, в соответствующей политике компании могут быть предусмотрены вопросы, ответы на которые должны помочь с принятием решения, например:

• Какова примерная стоимость подарка? Умерена ли его стоимость?
• Было бы мне неудобно, если бы мои коллеги узнали о получении мной такого подарка?
• Предлагались ли какие-либо другие подарки или развлечения от того же человека или организации за последние несколько месяцев?
• Могут ли подарок или приглашение повлиять на выполнение моих обязанностей или нанести ущерб репутации организации?

Д) Иные элементы.

В документе также приводятся отдельные «лучшие практики» регулирования дарения/получения подарков и приглашений:

• передача некоторых типов подарков на благотворительность или их разделение между сотрудниками,
• ведение реестра подарков/знаков гостеприимства.

3. Закрепить правила дарения/принятия подарков и приглашений.

Политика в отношении подарков/знаков гостеприимства должны быть соотнесена с кодексом поведения организации, а также с иными документами, например, политикой в отношении отчетов о расходах, политикой благотворительных и спонсорских выплат.

При реализации разработанной политики организации рекомендуется:

1. Распространить политику среди всех лиц, к которым она применяется.

Для сотрудников дочерних компаний, ведущих деятельность за рубежом, необходимо обеспечить ее перевод на другие языки. Кроме того, политика может быть опубликована на сайте компании, о ней следует напоминать на встречах с контрагентами.

2. Проводить обучение, касающееся политики в отношении подарков и приглашений.

В первую очередь такое обучение должно затрагивать сотрудников с повышенными рисками коррупции, например, обладающих правом подписи. Обучение желательно проводить в очной форме, используя для иллюстрации практические примеры и сценарии. Дополнительно могут использоваться короткие видеоролики и электронные курсы. Для сотрудников зарубежных филиалов в ходе обучения рекомендуется рассмотреть возможные модели поведения, позволяющие «не обидеть» контрагентов в случаях, когда политика компании в отношении подарков/знаков гостеприимства противоречит местным деловым обычаям.

3. Контролировать соблюдение политики.

Такой контроль должен осуществляться на нескольких уровнях:

А) иерархический контроль – линейный руководитель или иное назначенное для этой цели лицо (например, специалист по комплаенсу) должен отслеживать запросы на разрешение принять подарок/приглашение, а также анализировать отчеты о расходах;

Б) бухгалтерский контроль – бухгалтерия должна регистрировать подарки и знаки гостеприимства и гарантировать, что их легко идентифицировать в отчетах, а также отказываться от платежей/возмещений, которые не соответствуют процедуре оплаты, определенной политикой организации в ​​отношении подарков и приглашений;

В) внутренний контроль и аудит – отдел внутреннего контроля и аудита (при наличии такового) должен контролировать правильное применение политики в отношении подарков и знаков гостеприимства, с одной стороны, и ее актуальность и эффективность, с другой. Осуществление внутреннего контроля может облегчить наличие в организации реестра подарков и приглашений, с помощью которого можно, например, отследить повторное получение подарков/приглашений от одного и того же контрагента.