В Коста-Рике приняты рекомендации по разработке комплаенс-программ

Указанный документ принят в развитие положений появившегося в 2019 году Закона №9699 “Об ответственности юридических лиц за подкуп, транснациональный подкуп и другие преступления” (далее – Закон). Согласно данному Закону, организации в Коста-Рике теперь несут уголовную ответственность за коррупционные преступления, совершенные от их имени или в их интересах их сотрудниками или контрагентами. При этом наличие в организации надлежащих мер по недопущению коррупционных преступлений позволяет претендовать на снижение суммы санкций вплоть до 40%.

Законом также был определен минимальный список таких мер (Модель), который более подробно раскрывает и дополняет принятый Регламент. В документе отмечается, что комплекс таких мер может быть внедрен как самостоятельно, так и как часть иных предусмотренных в организации или группе компаний систем управления.

1. Оценка рисков

При разработке Модели организации необходимо, прежде всего, провести оценку существующих рисков, которые могут повлечь за собой совершение преступлений, предусмотренных статьей 1 Закона (взяточничество внутри страны и за рубежом, фальсификация финансовых отчетов и иных документов с целью сокрытия неправомерной деятельности).

В ходе проведения оценки рисков организация должна учесть особенности своей деятельности. Риски, согласно Регламенту, могут быть:

страновые – распространенность определенных видов преступлений в конкретных странах,
секторальные – вероятность возникновения рисков в той сфере, в которой ведет деятельность компания,
риски взаимодействия – риски, проистекающие из отношений, которые организация не может полностью контролировать, таких, как взаимодействие с посредниками, особенно если они получают комиссионное вознаграждение, вхождение в консорциумы и бизнес-альянсы,
коммерческие – связанные с объемом и суммами совершенных коммерческих сделок и прозрачностью коммерческой деятельности организации,
связанные с государственным сектором – зависят от степени взаимодействия с государственными должностными лицами в определенных областях деятельности организации.

В качестве источников информации для оценки рисков в документе предлагаются:

интервью с ключевыми сотрудниками организации (например, выполняющими функции в сфере работы с поставщиками, маркетинга, финансов, внутреннего аудита, представители высшего руководства),
анализ аудиторских отчетов, телефонных разговоров, имевших место ранее нарушений в данной организации или в аналогичных компаниях либо консультация с юристом, аудитором или иным компетентным специалистом.

Для проведения оценки организация должна разработать критерии оценки. Так, каждый риск подлежит оценке с точки зрения а) вероятности реализации и б) будущего влияния (финансового и репутационного) на организацию. При умножении соответствующих значений получится общая оценка риска, которая может использоваться для установления абсолютного предела, превышение которого считается неприемлемым.

Каждый оцененный таким образом риск должен быть классифицирован в зависимости от требуемых дальнейших действий:

риск, требующий немедленного принятия мер без дополнительного анализа;
менее серьезный и потому дающий возможность для более подробного анализа риск;
риск, не требующий действий по внедрению дополнительных мер контроля.

По итогам проведенной оценки рисков может быть принято решение:

об отсутствии необходимости принятия мер реагирования (если риск не является критическим и затраты на его устранение, вероятно, превысят выгоду),
о принятии мер по минимизации риска (принимаются меры контроля по снижению уровня риска до приемлемого уровня),
о принятии мер по устранению риска (путем прекращения деятельности, которая порождает такой риск; применяется в отношении критических рисков, для которых невозможно принять меры по минимизации).

2. Дью-дилидженс

Организация должна проводить комплексную проверку своих контрагентов, оценивая:

необходимость и законность услуг, которые они будут предоставлять организации,
разумность и соразмерность выплат,
имевшие место ранее случаи ненадлежащего предоставления услуг,
проведение в отношении них расследований или наличие обвинений во взяточничестве, участие в гражданских разбирательствах, а также факты привлечение к ответственности,
наличие предупреждений, штрафов, непройденные государственные проверки,
наличие финансовых трудностей или подача документов о банкротстве, нехватка производственных мощностей, фактическое отсутствие ведущейся деятельности,
отсутствие официальной государственной, корпоративной, юридической или налоговой регистрации, приостановление коммерческой деятельности, действия лицензий или разрешений более чем на год,
невозможность подтвердить физическое местоположение сделки,
принадлежность банковского счета, на который будет производиться оплата услуг контрагента, данному контрагенту,
возможные связи/влияние государственных органов и организаций, политически значимых лиц и т.д.

Информация, полученная в результате оценки рисков и оценки контрагентов, должна быть должным образом задокументирована в электронном и/или бумажном формате и периодически обновляться.

3. Предупреждение коррупции

Согласно Регламенту, для формирования системы противодействия коррупции в организации должны быть приняты документы:

регулирующие формальные аспекты: определение этических ценностей, кодекс поведения, политика управления конфликтом интересов, положения о необходимости соблюдения политики организации,
регулирующие неформальные аспекты: проведение анализа комплаенс-культуры в организации (как минимум ежегодно), включая оценку механизмов предотвращения, обнаружения и реагирования для выявления ненадлежащего поведения, мошенничества, коррупции, несовершенств внутреннего контроля с целью их предупреждения и искоренения,
четко запрещающие взяточничество и иные предусмотренные статьей 1 Закона преступления, закрепляющие обязательство соблюдения национальных и международных стандартов и внутренних документов организации,
определяющие доступные конфиденциальные каналы сообщения информации о нарушениях без страха репрессий, процедуру обработки полученной информации и защиты заявителей, а также устанавливающие обязательство о том, что информация о нарушениях сообщается только с уверенностью в ее достоверности и с пониманием последствий нарушения такого обязательства,
определяющие роль подразделения/лиц, ответственных за комплаенс, и способы связи с ними для работников,
устанавливающие обязательство внедрять, поддерживать и постоянно улучшать Модель, а также последствия несоблюдения комплаенс-политики организации,
регулирующие иные меры по снижению рисков совершения правонарушений.

4. Антикоррупционные подразделения

В организации необходимо определить лицо (сотрудника(-ов)/подразделение, внутри или вне организации), которое будут отвечать за контроль за внедрением и соблюдением Модели. Для малых и средних предприятий таким лицом может быть непосредственно высшее руководство организации или основатель, учредитель, владелец, партнер или акционер, отвечающий за управление организацией.

Ответственное лицо/подразделение должно иметь необходимые средства и достаточные полномочия для выполнения своих задач, функциональную автономию в организации, а также прямой доступ к высшему руководство и возможность представления ему отчетов о функционировании Модели и предложений по ее совершенствованию.

5. Рассмотрение жалоб и защита заявителей

При формировании системы раскрытия информации о нарушениях в организации должны быть обеспечены:

создание легкодоступных и безопасных каналов подачи жалоб,
информирование заявителей о конфиденциальности их личности,
наличие процедуры рассмотрения приоритетности, полноты и актуальности информации, классификация жалоб в зависимости от риска,
наличие процедуры расследования содержания жалоб, а также обеспечения защиты заявителей и свидетелей,
наличие предельных сроков рассмотрения жалоб, процедуры проведения расследований и выработки рекомендаций по итогам их рассмотрения.

6. Информирование и обучение

Организация должна информировать сотрудников и контрагентов о существующей политике предупреждения правонарушений, а также проводить обучение, в том числе касающееся Модели, принятых в целях ее реализации политик, процедур, процессов и инструментов, ситуаций, когда могут возникать подозрения о нарушениях, порядка информирования о нарушениях, защиты осведомителей, последствий несоблюдения Модели.

7. Санкции

В организации должна быть установлена система санкций для тех, кто не соблюдает комплаенс-политику, как из числа сотрудников организации, так и для различных контрагентов.

8. Мониторинг

Принятая Модель должна поддаваться проверке, контролироваться и оцениваться с целью выявления сбоев, слабых мест, возможностей для улучшения.

9. Аудит

Организация должна проводить внешний аудит финансовой отчетности не реже одного раза в три года, проверяя факты:

открытия счетов, не зарегистрированных в отчетности,
проведение операций, не зарегистрированных или неправильно отраженных в отчетности,
включения в отчетность несуществующих расходов,
записи расходов с неверным указанием их предмета.
использования поддельных или измененных документов,
умышленного уничтожения бухгалтерских документов до установленного законом срока.

Организация также должна проводить внутренний аудит не реже одного раза в год.