В соответствии с Законом № 2016-1691 от 9 декабря 2016 г. «О прозрачности, борьбе с коррупцией и модернизации экономической жизни» (далее – Закон), AFA оказывает методическую помощь по вопросам предупреждения коррупции юридическим лицам. Представленный документ является обновленной версией выпущенных в 2017 году рекомендаций (о которых мы уже писали ранее) и учитывает произошедшие за три прошедших года изменения и вынесенные уроки.

Рекомендации определяют сроки и условия внедрения системы антикоррупционных мер во всех организациях частного и публичного секторов, созданных во Франции и за ее пределами, которые осуществляют свою деятельность во Франции и за рубежом, независимо от их размера, корпоративной формы, правового статуса, сферы деятельности, бюджета, оборота, штатной численности.

Рекомендации не носят обязательного характера, и организации могут принимать иные, не предусмотренные рекомендациями меры, если они направлены на соблюдение положений Закона. Однако в рамках проведения проверок AFA руководствуется указанными рекомендациями, а следовательно, выстраивание системы антикоррупционных мер в соответствии с ними позволяет организации рассчитывать на «простую презумпцию соблюдения». В то же время непринятие всех или части мер, предлагаемых в данных рекомендациях, не может априори рассматриваться как несоблюдение организацией Закона при условии, что она сможет продемонстрировать AFA, что иные принятые ей меры позволяют ей соответствовать требованиям, установленным Законом.

I. Общие положения

Первая часть рекомендаций посвящена общим принципам и подходам к выстраиванию системы антикоррупционных мер в организациях.

В ней, в частности, отмечается, что предлагаемые в рекомендациях меры должны быть адаптированы организациями в соответствии с их профилем риска, на который влияют различные факторы: виды деятельности организации, тип производимых продуктов, выполняемых услуг, структура управления, размер, географическое положение, категории контрагентов и т.п.

Организации, имеющие дочерние/зависимые предприятия, должны обеспечивать качество и эффективность функционирования антикоррупционных систем во всем контуре управления.

Выстраивание системы антикоррупционных мер в организации, согласно рекомендациям, должно базироваться на «трех столпах»:

1. «Тон сверху», т.е. личная демонстрация приверженности принципам неподкупности и нетерпимости к коррупции и поддержка внедрения антикоррупционных мер со стороны руководства, включая обеспечение необходимыми ресурсами, мониторинг и контроль.
2. Картирование рисков, которым подвержена организация, являющееся «краеугольным камнем системы противодействия коррупции»; должно проводиться как непосредственно перед разработкой и внедрением системы антикоррупционных мер, так и в дальнейшем на постоянной основе.
3. Управление рисками посредством реализации мер и процедур, направленных на их предотвращение, выявление и исправление недостатков, а также мониторинг и оценка эффективности таких мер и процедур.

При этом меры и процедуры, направленные на предотвращение реализации рисков, включают:

1. Кодекс поведения – определяет различные типы поведения, которые должны быть запрещены как потенциально создающие условия для нарушений / являющиеся нарушениями принципов неподкупности. В дополнение к кодексу могут приниматься иные документы, регламентирующие отдельные элементы этического и профессионального поведения, например, касающиеся подарков и знаков гостеприимства, представительских расходов, благотворительной и спонсорской деятельности, лоббирования, управления конфликтами интересов и т.п.;
2. Информирование и обучение – персонал организации должен быть осведомлен о ее политике в области противодействия коррупции; при этом содержание обучения для различных категорий сотрудников и руководителей должно основываться на результатах оценки рисков;
3. Оценку контрагентов – организация должна проводить оценку добросовестности третьих лиц, физических или юридических, с которыми она вступила или намеревается вступить в деловые отношения, чтобы не оказаться вовлеченной в неправомерную деятельность. Характер и глубина оценки могут предопределяться с учетом разделения контрагентов на однородные группы, имеющие сопоставимые профили рисков: в отношении групп контрагентов с низким уровнем риска оценка может не проводиться или проводиться в упрощенной форме, в то время как наиболее подверженные рискам группы потребуют углубленной оценки, в том числе отслеживания финансовых потоков и строгого контроля выполнения порученных им задач. Оценка может проводиться различными способами: от простого анализа сведений, содержащихся в открытых источниках, до углубленного исследования и направления оценочного вопросника непосредственно контрагенту. В договоры с контрагентами могут включаться положения, предусматривающие прекращение или невозобновление деловых отношений в случае возникновения фактов, которые могут представлять собой нарушение принципов неподкупности, или отказа соблюдать руководящие принципы организации в области противодействия коррупции.

Меры и процедуры, направленные на выявление рисков, предполагают наличие:

1. Системы информирования о нарушениях – в организации должны быть предусмотрены, с учетом ее профиля рисков, механизмы, направленные на получение и обработку сообщений о поведении или ситуациях, противоречащих кодексу поведения или представляющих собой нарушение принципов неподкупности. Такая система может предусматривать один или несколько каналов информирования, начиная от простого выделенного адреса электронной почты и заканчивая специальным программным обеспечением или даже отдельной электронной этической платформой. Управление соответствующей системой может осуществляться как самой организацией, так и иной организацией на аутсорсинге;
2. Системы контроля – организация создает систему внутреннего контроля, соответствующую ее профилю рисков. В идеале такая система должна включать три уровня: первый – «превентивный» контроль, проводимый до реализации решения или операции непосредственно ответственными за их реализацию подразделениями, второй – «обнаруживающий» контроль, осуществляемый в отношении всех или части принятых решений или проведенных операций в соответствии с заранее определенной периодичностью или случайным образом и направленный на оценку выполнения превентивного контроля и надлежащего функционирования антикоррупционной системы в целом, третий – периодический аудит самой системы внутреннего контроля, проводимый независимыми лицами. Главный инструмент такой системы – бухгалтерский контроль, предполагающий мониторинг бухгалтерских книг, реестров и счетов на предмет того, чтобы они не использовались для сокрытия актов коррупции. Желательным является выстраивание системы бухгалтерского контроля по такому же принципу «трех уровней»;
3. Устранения выявленных недостатков – в отношении выявленных в ходе проведения контроля недостатков должны быть приняты корректирующие меры, в частности, в случае выявления фактов несоблюдения кодекса поведения или нарушения принципов неподкупности – применены соответствующие санкции. Для этого организации следует составить планы действий по их устранению, детализирующие предполагаемые меры, определяющие ответственных лиц и сроки их реализации. Состояние выполнения этих планов подлежит регулярному мониторингу, результаты которого доводятся до руководства;
4. Обеспечения сохранности и архивации документов – организация создает систему хранения и архивирования документов и информации, касающейся совершенствования антикоррупционной системы, чтобы обеспечить ее контролируемость. Сроки хранения зависят от характера информации.

II. Особенности применения в организациях частного сектора и публичных компаниях

Во второй части рекомендаций более детально рассматриваются особенности выстраивания системы антикоррупционных мер в организациях, упомянутых в статье 17 Закона: компаний (в т.ч. публичных компаний «промышленного и коммерческого характера» – EPIC*), в которых работает не менее 500 сотрудников, или принадлежащих к группе компаний, головной офис которой находится во Франции, и штатная численность которых составляет не менее 500 сотрудников и чей оборот превышает €100 млн.** Такие организации, согласно Закону, обязаны принимать меры по предотвращению коррупции, в случае их непринятия компания может быть привлечена AFA к ответственности (в т.ч. в форме штрафа до €1 млн для юридических лиц и €200 тыс. для физических лиц).

Так, в отношении картирования рисков в документе отмечено, что оно должно носить формализованный характер, то есть иметь форму письменной и структурированной документации, в которой подробно описаны методы его проведения, меры, принятые для контроля рисков, а также распределены роли и обязанности различных заинтересованные стороны. В зависимости от особенностей деятельности и структуры компании картирование рисков может быть организовано, например, по направлениям деятельности, по бизнес-процессам, по объектам или по географическим регионам.

Порядок оценки рисков, согласно рекомендациям, включает 6 этапов.

1. распределение ролей и обязанностей при проведении оценки рисков;
2. идентификация рисков, присущих деятельности компании – а) составление перечня бизнес-процессов компании, выделение наиболее репрезентативных или наиболее подверженных рискам процессов и б) определение сценариев реализации рисков в каждом бизнес-процессе посредством сбора информации со стороны сотрудников всех иерархических уровней и всех подразделений компании, в частности, в ходе семинаров, собеседований, рассылки анкет;
3. предварительная оценка рисков – определение «сырых» рисков, которым подвержена компания, то есть рисков, которые существуют до реализации мер контроля, и оценка каждого выявленного сценария риска по трем показателям: влияние на компанию (репутационное, финансовое, экономическое, юридическое), вероятность возникновения (определяется с использованием наиболее полной информации и наиболее адаптированной к специфике выявленного риска, например, предшествующей история инцидентов) и отягчающих факторов (оцениваются с применением коэффициентов тяжести, например, в ситуации, когда компания ведет международную деятельность, этот коэффициент позволяет учесть на этапе общей оценки риска влияние географического положения);
4. оценка «чистых» («остаточных») рисков – переоценка «сырых» сценариев риска с учетом уже существующих средств контроля и реализовавшихся рисков;
5. приоритезация рисков и разработка плана действий – классификация сценариев рисков по уровням и определение рисков, меры по минимизации которых должны быть предприняты в первую очередь, а также выбор таких мер и составление подробного плана их реализации (сроки, ответственные лица, мониторинг, отчетность);
6. формализация, обновление и архивирование карты рисков – в результате всех предшествующих этапов составляется карта рисков организации с приложением, в котором описаны методы ее разработки, методология выявления, оценки, приоритезации и управления рисками; необходимость обновления карты рисков должно оцениваться ежегодно, все версии карт, а также журналов контроля должны быть датированы, иметь ссылки и архивироваться.

III. Особенности применения в органах власти и государственных учреждениях

В третьей части рассматриваются особенности применения рекомендаций в субъектах, обозначенных в статье 3 Закона: государственных органах, местных органах власти, государственных учреждениях и полугосударственных компаниях, а также в ассоциациях и фондах, признанных общественными.

В частности, учитывается тот факт, что на должностных лиц государственных органов и учреждений законодательством могут возлагаться дополнительные обязанности, запреты и ограничения, что следует принимать во внимания при выстраивании системы антикоррупционных мер. Например, в отношении государственных служащих отдельные дисциплинарные взыскания может повлечь а) нарушение порядка организации службы, установленного кодексом поведения, б) нарушение правовых этических обязательств, определенных в кодексе поведения и в) нарушение положений кодекса поведения, касающихся вмешательства в законодательную сферу. А при оценке добросовестности контрагентов государственным субъектам следует учитывать положения кодекса государственных закупок, включая проверку наличие оснований для недопуска участника к закупкам, например, наличие обвинений в совершении коррупционного преступления.

Кроме того, в приложении к рекомендациям представлен перечень типовых сценариев рисков для субъектов государственного сектора в трех сферах: выплата субсидий, управление человеческими ресурсами и государственные закупки.

*Établissement public à caractère Industriel et Commercial (EPIC) – особая категория публичных компаний во Франции, включает контролируемые государством предприятия промышленного или коммерческого характера, в том числе некоторые исследовательские институты и операторов инфраструктуры. Не все компании, капитал которых принадлежит государству, относятся к данной категории: специфической чертой EPIC является то, что они создаются только на основании отдельного специального закона.

**Стоит отметить, что под требования статьи 17 Закона подпадают не только французские компании, соответствующие установленным критериям, но и зарубежные дочерние предприятия французских компаний, соответствующих установленным критериям, а также дочерние предприятия зарубежных компаний, расположенные на территории Франции и соответствующие установленным критериям.